Pflichten von Geschäftsführern*innen

Pflichten von Geschäftsführern*innen einer GmbH

Gerade in Zeiten der Corona-Krise fragt sich der ein oder andere Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), ob er seinen Pflichten ordnungsgemäß nachkommt. Eine GmbH ist neben der AG einer der beliebtesten Formen der Kapitalgesellschaften in Deutschland. Die Gesellschafter einer GmbH trifft keine persönliche Haftung und sie haften nur mit dem eingezahlten Stammkapital.

Dieser Beitrag befasst sich mit Pflichten von Geschäftsführern*innen und stellt keine abschließende Aufzählung der Pflichten dar. Vielmehr ist immer im Einzelfall zu prüfen, ob ein Geschäftsführer/ eine Geschäftsführerin Pflichten verletzt hat. Gerade in Zeiten der Corona-Krise sind viele Geschäftsführer*innen, verunsichert, ob sie ihren Pflichten auch ordnungsgemäß nachkommen. Derzeit ist die Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO und § 42 BGB bis zum 30. September 2020 ausgesetzt. Die Antragspflicht gilt nur als ausgesetzt, wenn die Insolvenzreife auf der Covid-19-Pandemie beruht oder Aussichten darauf bestehen, dass Zahlungsunfähigkeit eintritt. Es gilt die Vermutung, dass wenn zum Stichtag 31. Dezember 2019 keine Zahlungsunfähigkeit bestand, es keine Insolvenzreife aufgrund der Covid-19-Pandemie vorherrschen konnte.

Inhalt dieses Beitrags ist:

1. Die Bestellung zum Geschäftsführer/ zur Geschäftsführerin
2. Pflichten von Geschäftsführern*innen
3. Formale Pflichten
4. Wettbewerbsverbot
5. Erhaltung des Stammkapitals
6. Einberufung der Gesellschafterversammlung
7. Insolvenzantragspflicht
8. Vertrauenshaftung
9. Steuern und Buchführung
10. Haftungsbefreiungen
11. Auskunfts- & Informationspflichten

1. Die Bestellung zum Geschäftsführer/ zur Geschäftsführerin

Die Bestellung zum Geschäftsführer/ zur Geschäftsführerin erfolgt durch die Gesellschafterversammlung, die beschließt eine natürliche, geschäftsfähige Person in diese Position zu bestellen. Geschäftsführer/ Geschäftsführerinnen bedürfen in der Regel keiner besonderen Qualifikation. Es kann allerdings sein, dass die Ausübung der Tätigkeit von einer Erlaubnis oder Genehmigung abhängt. Dies ist bei erlaubnispflichtigen Gewerben oder bei Handwerksbetrieben in der Regel der Fall.

Ferner kann Geschäftsführer/ Geschäftsführerin nicht sein, wer beispielsweise wegen einer vorsätzlichen Straftat gegen das Vermögen verurteilt worden ist. Hier spielen insbesondere Betrugstatbestände eine Rolle.

Von der Bestellung zu unterscheiden ist die Anstellung des Geschäftsführers/ der Geschäftsführerin. Zur Regelung des Anstellungsverhältnisses wird zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft ein sog. Geschäftsführeranstellungsvertrag geschlossen. Dieser Vertrag kann Aspekte zur Vergütung, Altersversorgung und beispielsweise zum nachvertraglichen Wettbewerbsverbot erhalten.

Die Vertretungsregelung ergibt sich aus der Bestellung des Geschäftsführers, wobei der Gesellschaftsvertrag eine abstrakte Regelung enthält. So kann der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin von dem Selbstkontrahierungsverbot des § 181 BGB befreit werden oder ihm/ ihr können in dem Arbeitsvertrag bestimmte Befugnisse erteilt werden, die anderen Geschäftsführern nicht erteilt werden.

Geschäftsführer/ Geschäftsführerin kann auch sein, wer Ausländer ist und seinen Wohnsitz nicht in Deutschland hat. Wichtig ist nur, dass der Geschäftsführer jederzeit in der Lage sein muss, nach Deutschland einreisen zu können. Die Leitung der Geschäfte kann meist problemlos auch aus dem Ausland gewährleistet werden.

Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin einer GmbH hat stets mit der Sorgfalt eines Kaufmannes/ Kauffrau zu handeln.

1. Pflichten von Geschäftsführern*innen

Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin ist für die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Unternehmens nach außen verantwortlich. Die Geschäftsführung leitet den Betrieb und muss dabei einen einwandfreien, effizienten und gewinnorientierten Betriebsablauf garantieren. Dabei hat sie rechtlich festgelegte Pflichten und übernimmt auch in bestimmten Aspekten eine gewisse Haftung. Den Geschäftsführer treffen dabei einzelne, nicht ausdrücklich im Gesetz normierte, Pflichten, die zu beachten sind.

1. Formale Pflichten

Es gibt eine Reihe von formalen Pflichten, die in den Verantwortungsbereich der Geschäftsführung fallen. Die wichtigsten dabei sind die Sorgfalts-, die Überwachungs- und die Treuepflichten.

Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführein muss in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anwenden. Aus diesem Sorgfaltsgebot lassen sich einige Pflichten ableiten. Zum einen muss sich der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin gesetzestreu verhalten. Dabei besteht die Pflicht zu internen Pflichtenbindung aus GmbH-Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung und aber auch zur externen Pflichtenbindung aus Vorschriften außerhalb des GmbH-Gesetztes. Sorgfaltspflichten im engeren Sinne meinen unter anderem Berufspflichten, Grundsätze ordnungsgemäßer Unternehmensführung, Planungs- und Steuerungsverantwortung und Finanzverantwortung bezüglich der Liquiditätssicherung des Unternehmens.

Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin einer GmbH ist für den reibungslosen Betrieb in dem Unternehmen verantwortlich, daher treffen ihn/ sie auch Überwachungspflichten.

Man spricht zum einen von der horizontalen Überwachungspflicht, welche die organinterne Arbeitsteilung bei mehreren Geschäftsführern meint. Die Geschäftsführer müssen die Geschäfte, welche die anderen Geschäftsführer führen und die nicht in den eigenen Verantwortungsbereich fallen, stets mitbewachen. Die vertikale Überwachungspflicht erstreckt sich auf die nachgeordneten Unternehmensebenen. Dabei muss jeder Geschäftsführer für ein rechtmäßiges und sorgfältiges Verhalten bei den ihm untergestellten Ebenen sorgen. Man spricht auch von einer Compliance-Pflicht, bei der ein Geschäftsführer über seine eigene Rechtstreue hinaus auch für ein rechtstreues Verhalten in den unteren Ebenen sorgen muss.

Bei Verletzung der Überwachungspflicht werden nach § 9 Abs. 1 OWiG die Organmitglieder als aufsichtspflichtige Personen in die Verantwortung gezogen.

Die Treuepflicht ist eine weitere wichtige Pflicht der Geschäftsführung. Sie fordert ein loyales Verhalten der Gesellschaft gegenüber und fordert, dass sämtliche Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse vorbehaltlos zum Wohle der Gesellschaft eingesetzt werden sollen. Außerdem muss der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin wichtige Umstände z.B. eine schwere Krankheit, welche zur Dienstunfähigkeit führt, den Gesellschaftern mitteilen. Des Weiteren dürfen keine Eigengeschäfte mit der Gesellschaft zu dessen Nachteil gemacht und Geschäftschancen müssen zugunsten der Gesellschaft wahrgenommen und nicht für eigene Zwecke ausgenutzt werden. Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt der Treuepflicht ist die Verschwiegenheitspflicht über vertrauliche Angaben und Geheimnisse (Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse) der Gesellschaft.

Verletzt der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin eine solche Pflicht und entsteht dadurch ein Schaden, ist die persönliche Haftung für Schäden möglich.

2. Wettbewerbsverbot

Den Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin trifft während der Amtszeit ein Wettbewerbsverbot, welches sich auf die Zeit nach der Abbestellung erstrecken kann. Der Inhalt dieses Verbots betrifft die eigenen Tätigkeiten des Geschäftsführers/ der Geschäftsführerin. So dürfen keine Tätigkeiten ausgeführt, die in Konkurrenz zum Gegenstand der Gesellschaft stehen würden. Hiervon können Ausnahmen von der Gesellschafterversammlung zugelassen werden. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot hingegen unterliegt strengen Voraussetzungen. So ist dieses aufgrund seiner doch enormen Reichweite in der Regel nur zulässig, wenn es mit einer Vergütung verbunden ist.

3. Erhaltung des Stammkapitals (§§ 30, 43 GmbHG)

Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin leitet den Betrieb und muss dabei garantieren, dass das eingezahlte Stammkapital stets erhalten bleibt. Eine Unterdeckung liegt vor, wenn das Nettovermögen der GmbH rechnerisch unter dem Wert des Stammkapitals liegt. Wenn eine Unterdeckung vorliegt, kann der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin zu Schadensersatzleistungen verpflichtet werden. Voraussetzung dafür ist, dass eine Pflichtverletzung vorliegt und der Anspruch auf Schadensersatz durch einen Gesellschafterbeschluss geltend gemacht wird.

4. Einberufung der Gesellschafterversammlung (§ 49 GmbHG)

Wenn es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint, muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden. Dies ist der Fall, wenn eine außergewöhnliche Situation z.B. Bedrohung des Vermögens, Kauf einer Immobilie etc. für das Unternehmen eintritt. Eine Gesellschafterversammlung muss weiterhin verpflichtend einberufen werden, wenn die Höhe des Eigenkapitals in der Jahres- oder einer Zwischenbilanz unter die Hälfte des Stammkapitals fällt. Grundsätzlich wird eine Gesellschafterversammlung von den Geschäftsführern einberufen, kann jedoch auch vom Aufsichtsrat oder von Gesellschaftern, wenn Sie mindestens 10% des Stammkapitals halten, einberufen werden.

5. Insolvenzantragspflicht (§15a InsO)

Sollte es mal zu einer drohenden Insolvenz kommen, ist es die Aufgabe der Geschäftsführung, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Falls dies versäumt wird, drohen ernste Konsequenzen, denn der Geschäftsführer macht sich in dem Fall gegenüber den Gläubigern und gegenüber der Gesellschaft und deren Gesellschafter schadensersatzpflichtig, (§ 64 GmbHG). Bei der sogenannten Insolvenzverschleppung drohen außerdem bei einem nicht rechtzeitigen oder nicht rechtmäßigen eingereichten Insolvenzantrag eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren.

6. Vertrauenshaftung

Aufgrund der besonderen Vertrauensstellung des Geschäftsführers/ der Geschäftsführerin kann auch eine Haftung gegenüber der Gesellschaft bestehen. Im Falle von eigennützigen oder zur privaten Bereicherung dienenden Geschäften kann eine Schadensersatzpflichtig entstehen, wenn dadurch das Vermögen des Unternehmens bedroht wird. Um dies zu verhindern besteht eine Informationspflicht gegenüber Mitgeschäftsführern oder auch Gesellschaftern bezüglich getätigter Geschäfte. Außerdem besteht unter Umständen eine persönliche Haftung gegenüber Dritten außerhalb der Gesellschaft. Gründe dafür können sein, dass aus den Umständen des Geschäfts nicht erkennbar war, dass für die Gesellschaft in fremden Namen gehandelt wurde (sog. Rechtsscheinhaftung), ein besonderes persönliches Vertrauen in Anspruch genommen oder Rücksichtnahmepflichten iSv § 241 II BGB verletzt wurden. Des Weiteren haftet die Geschäftsführung für steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Ansprüche, denn es liegt im Verantwortungsbereich dieser, Steuern und Beiträge rechtzeitig und ordnungsgemäß zu zahlen. Eine Außenhaftung des Geschäftsführers/ der Geschäftsführerin aus deliktischen Anspruchsgrundlagen z.B. vorsätzlich sittenwidriger Schädigung (§ 826 BGB) oder Verstoß gegen Schutzgesetzte bei Vermögensdelikten (§ 823 Abs. 2) kommt in Betracht.

7. Steuern und Buchführung

Der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin tritt an die Stelle des Arbeitgebers. Daher ist es Aufgabe der Geschäftsführung, die monatlichen Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben und die angefallenen Steuern zu zahlen. Auch die ordnungsgemäße Buchführung, Bilanzierung sowie das Aufstellen des Jahresabschlusses und der Steuererklärung fallen in den Verantwortungsbereich der Geschäftsführung.

8. Haftungsbefreiungen

Wenn der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin, wie in der Praxis üblich, einen Teil der Aufgaben an nachgeordnete Angestellte weiterdelegiert, liegt bei Ihm/ ihr immer noch die Überprüfungspflicht. Auch eine fehlende rechtliche Kenntnis wirkt nicht haftungsbefreiend.

Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Haftung des Geschäftsführers/ der Geschäftsführerin zu beschränken. Bei der Freistellung durch die Gesellschaft hat der Geschäftsführer/ die Geschäftsführerin einen eigenen Freistellungsanspruch gegen die eigene Gesellschaft, solange er seine/ sie ihre eigenen Organpflichten nicht verletzt. Außerdem ist auch eine Freistellung durch Gesellschafter oder Dritte denkbar.

Auch gibt es mittlerweile Versicherungen, die einen Teil der Haftung des Geschäftsführers übernehmen. Bei der sogenannten D&O (Directors and Officers) – Versicherung handelt es sich um eine Art von Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, die nicht von den Geschäftsführern selbst, sondern von der Gesellschaft für diese abgeschlossen wird. Im Falle eines Anspruches gegen die Geschäftsführung kommt die Versicherung für den entstandenen Schaden auf.

9. Auskunfts- und Informationspflichten

Die Gesellschafter haben das Recht, von der Geschäftsführung jederzeit unverzüglich eine Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu bekommen und Einsicht in die Bücher zu erhalten. Das Auskunftsrecht geht sehr weit und umfasst alles, was die Geschäftsführung, die wirtschaftlichen Verhältnisse der Gesellschaft, ihre Beziehungen zu Dritten (andere Unternehmen, Behörden etc.), innergesellschaftliche Rechtsbeziehungen (Änderung der Beteiligungsverhältnisse) etc. betrifft. Das Einsichtsrecht umfasst alle schriftlichen und digitalen Dokumente, dazu gehören Buchhaltung Geschäftsunterlagen, (einschließlich Korrespondenz und Buchungsbelege), Jahresabschluss und Lagebericht.

Von diesen Regelungen darf im Gesellschaftsvertrag nicht abgewichen werden, jedoch kann die Auskunft und die Einsicht unter gewissen Umständen verweigert werden. Voraussetzung ist, dass die Befürchtung besteht, dass die Informationen zu fremden Zwecken verwendet wird und dadurch der Gesellschaft ein nicht unerheblicher Nachteil hinzugefügt werden soll.

III. Zusammenfassung

Die Geschäftsführung trifft eine Reihe von Pflichten, die einzuhalten sind. Es empfiehlt sich immer, die möglichen Verletzungen im Einzelfall prüfen zu lassen, da hier eine abschließende Aufzählung angesichts der möglichen Konstellationen nicht möglich ist. Der Aufgabenbereich der Geschäftsführung ist sehr weit gefächert und daher ist es umso wichtiger, dass die Geschäftsführung hochqualifiziert ist, sich regelmäßig weiterbildet und sich über gesetzliche Änderungen informiert.

© by Hülya Oruç

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